Gerenciamento de Documentos: 8 dicas para implementar um processo eficaz

Alguma vez você já procurou insistentemente por algo que tinha certeza que deveria estar em determinado lugar, mas não estava? Qualquer coisa que tenha se escondido enquanto você a procurava e reapareceu logo depois, quando já não era mais necessária. Possivelmente já. Infelizmente, esse distúrbio faz parte da vida.

Ainda que este perturbante distúrbio pareça inofensivo, dentro da construção civil ele pode se tornar um caos. Isso é ainda mais agravante quando se trata de controle de documentos. Com registros divididos entre papel e digital, escritório e campo, equipes próprias e terceiros, não é de se espantar que ainda sejam comuns erros e retrabalhos decorrentes do ineficaz gerenciamento de documentos.

É certo que ninguém escolheria esse caos por vontade própria, mas à medida que o projeto avança e sua complexidade aumenta, mais equipes são adicionadas e tudo aquilo que não evidencia produtividade imediata tende a ser deixado de lado. Como resultado, ainda é grande o número de empresas da construção civil que tem um controle deficiente de documentos. Isso explica porque 35% do tempo dos profissionais da construção é gasto na busca de informações do projeto – representando um enorme problema de produtividade. E esse problema nos atinge a nível global, de forma que essas atividades não otimizadas custaram à indústria mais de 175 bilhões de dólares em mão-de-obra somente em 2018.

Então, como resolver este desafio simples, mas extremamente oneroso?

A solução você provavelmente já sabe! É simples, mas não é fácil: é preciso ter um bom controle de documentos.

Controle de Documentos

Então, o que significa ter seus documentos sob controle na construção?

Significa aplicar processos e práticas controlados para a criação, revisão, modificação, emissão, distribuição e acessibilidade de documentos. Essas medidas garantem que a documentação disponível em pontos oficiais de uso dentro de uma organização seja confiável por seus usuários e contenha informações atualizadas, confiáveis, verificadas e formalmente aprovadas.

Isso significa que documentos e informações devem atender aos seguintes critérios:

  • Garantir que seus documentos sejam gerenciados e organizados – tudo, desde plantas de projeto, RFI’s, especificações, lista de pendências, contratos e muito mais
  • Armazenar documentos em algum lugar acessível a todos os envolvidos e partes interessadas
  • Garantir que o acesso seja mantido inclusive após a conclusão do projeto para consultas futuras

Considerando a frequência com que os empreendimentos são atualizados durante suas fases de projeto, construção e operações, não é surpresa que o controle de documentos seja difícil de ser mantido e crítico de se implementar. Entretanto, não podemos nos manter indiferentes e imóveis aos recorrentes problemas que ocorrem devido ao controle ineficaz.

Confira 8 dicas para obter um controle eficaz de documentos:

1. Desapegue-se do velho, abrace o novo

A primeira regra do clube do controle eficaz de documentos é: livre-se do papel. A segunda regra é: livre-se do papel.

Se sua empresa ainda depende amplamente de documentos físicos, dificilmente conseguirá ter um bom controle. Entretanto, é importante considerarmos que nem todas soluções digitais ajudam efetivamente no controle. Pelo contrário, algumas até atrapalham em determinados níveis. Como exemplo, o controle em planilhas e a dependência de e-mail. Com anexos difíceis de rastrear e quase nunca na versão correta, grupos de e-mails desconectados minam qualquer tentativa de gerenciamento eficaz de documentos.

2. Avalie o seu sistema atual

Se você já possui um sistema de controle de documentos de construção, e está em dúvida se ele é robusto o bastante, faça as seguintes perguntas:

  • É fácil e rápido de usar? Os usuários conseguem consultar e rastrear informações instantaneamente ao utilizá-lo?
  • É baseado em nuvem? Usuários conseguem acessá-lo de qualquer lugar? Funciona em aplicativos móveis?
  • É escalável? Pode crescer com a sua equipe enquanto você trabalha mais? Pode reduzir o tamanho com você, se necessário?
  • Você pode adicionar rapidamente novos envolvidos e remover outros?
  • É seguro? Você tem controle para manter as pessoas certas e afastar as pessoas erradas?
  • Você confia no suporte ao cliente? Quando ocorrem problemas, o fornecedor é capaz de resolvê-los rapidamente?

Se você disse “não” a alguma das perguntas acima, é hora de avaliar o gerenciamento de documentos de construção e implementar um sistema melhor.

3. Encontre o seu novo sistema (e padronize-o)

É crucial que você tenha um sistema de controle para centralizar seus documentos. Ao avaliar as opções de software, verifique se as soluções adequam-se às suas especificidades.

Uma vez que você tenha o sistema certo que atenda aos seus critérios, tente alcançar a padronização. Isso pode ser um processo mais lento do que o previsto. No entanto, a médio/longo prazo, ter todo o seu projeto e empresa trabalhando no mesmo sistema e com os mesmos modelos, lhe trará benefícios únicos que elevarão o seu processo ao próximo nível.

4. Estabeleça seus fluxos de trabalho

Um fluxo de trabalho simplificado e padronizado é essencial para o controle de documentos de construção. Determine um fluxo que funcione melhor para sua empresa e projetos, fazendo perguntas como:

• Como as mudanças devem ser atualizadas?

• Quem precisa revisar e aprovar?

• Quem recebe notificações sobre alterações?

• Quais as permissões de cada tipo de usuário em seu novo sistema?

Não há uma única resposta correta para essas questões. Depende inteiramente de sua estrutura atual, e podem até haver diferenças de projeto para projeto. Embora os fluxos de trabalho devam ser estruturados e controlados, também é importante manter alguma flexibilidade, que permita abordar alterações e problemas de maneira eficiente caso ocorram. Depois de ter um sistema, atenha-se a ele, treinando pessoas quando necessário.

5. Confie na automação

Para um controle eficaz de documentos, não basta somente ter todas as informações. É preciso ter todas as informações corretas. Embora possa parecer mais seguro inserir dados manualmente, isso dá abertura a erros. Procure soluções robustas capazes de automatizar tarefas para você.

A automação reduz o fardo administrativo do controle de documentos, ao mesmo tempo em que torna o processo mais preciso, portanto, sempre que possível, utilize-o a seu favor.

6. Comece com sua cultura organizacional

É impossível implementar qualquer novo sistema se todos os envolvidos no processo construtivo não tiverem total consciência sobre a importância de um controle eficaz de documentos.

Como em qualquer processo evolutivo, inicialmente pode haver resistência de alguns membros – especialmente daqueles que têm feito o seu trabalho do mesmo modo há anos. Quando isso ocorrer, busque reforçar os benefícios que tal mudança traz ao projeto em si e a todos envolvidos. Mas, principalmente, busque escutá-los. Entenda o que os leva a não acreditarem nas melhorias que o sistema novo é capaz de proporcionar, e dê atenção aos seus feedbacks durante todo o processo, desde a implementação até a operação contínua.

7. Encontre as pessoas certas para gerenciar o sistema

Como parte da mudança de cultura, é vital que todos os funcionários se sintam capacitados para serem responsáveis ​​pelo sucesso do gerenciamento de documentos. Mas, além da participação colaborativa de todos da sua equipe, ter um contato chave para fazer mudanças e supervisionar o processo são fatores indispensáveis para obter êxito com o controle de documentos.

O contato chave pode solucionar possíveis problemas, estabelecer modelos e manter os fluxos de trabalho em movimento. Também é capaz de identificar funcionários que não estão seguindo novos procedimentos e orientá-los.

Por fim, é recomendável ter especialistas no sistema que você está usando, para que possam ser um ponto de referência interno, se necessário.

8. Busque a melhoria contínua do processo

O processo de gerenciamento de documentos não é o tipo de desafio que você conclui quando coloca para rodar. Trata-se de um processo que deve ser estimulado e evoluído ao longo do tempo, de acordo com as particularidades da empresa.

Faça uma avaliação periódica de como as coisas estão indo com o seu sistema de controle de documentos vigente. Certifique-se de falar com todos os seus funcionários, especialmente os funcionários de campo, sobre como estão sendo suas experiências e o que eles sugeririam para melhorar.

O seu objetivo deve ser a melhoria contínua, ao invés de uma solução perfeita logo de início.