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Parte do grupo canadense Brookfield, a Tegra Incorporadora atua nos segmentos residencial, comercial e de desenvolvimento urbano, com forte presença em São Paulo e no Rio de Janeiro. Ao longo de 43 anos,  somou mais 25 milhões de metros quadrados construídos e em construção e mais de 102 mil imóveis desenvolvidos.

Nos últimos anos, a empresa vem em uma jornada intensa com foco em digitalização de processos e em inovação. Um dos resultados desta estratégia foi a implantação, em 2018, do Autodoc GD4, um software de gestão de documentações legais, fiscais, de saúde e Segurança do Trabalho  integrado às catracas de acesso nos canteiros.

No bate-papo a seguir, Luciana Lima, analista de controles de suprimentos sênior na Tegra, compartilha os ganhos e as lições aprendidas pela companhia com a implementação do Autodoc GD4. Confira:

Como foi a jornada da Tegra até a implantação do GD4? Quais eram as principais dores que precisavam ser resolvidas?

Nossa história com a Autodoc começou há três anos. Desde então vem sendo uma parceria bastante positiva. Nós já tínhamos uma rotina de controle de pessoas nos canteiros. Mas não havia processos padronizados. Além disso, utilizávamos arquivos de papel e fazíamos os inputs das informações em um sistema que era bem arcaico.

Quais foram os principais impactos sentidos pela Tegra após a implantação do GD4?

Logo de cara houve uma economia importante de tempo, que se reflete em ganhos financeiros. Com o sistema Autodoc, conseguimos repassar para os fornecedores uma atividade que demandava muito tempo para a nossa equipe administrativa. Isso aliviou o time, que pode ficar mais focado em análise das informações e em acompanhamento de performance, o que antes era inviável em função da quantidade de papel. Além disso, diminuímos o número de pessoas dedicadas exclusivamente ao controle de documentação. Houve, ainda, benefícios relacionados à responsabilidade ambiental decorrente da redução drástica do consumo de papel e da impressão de documentos.

Para a área jurídica, também houve ganhos, como redução de passivos trabalhistas?

Com certeza. O setor jurídico também se beneficiou bastante, visto que temos agora mais agilidade e segurança para emitir pareceres ou relatórios para audiências. Quando necessários, os dados são automaticamente extraídos do sistema. No passado, tínhamos muita dificuldade para localizar essas comprovações em caso de rescisões ou de reclamação de horas-extras. Os benefícios, aliás, se estendem para os departamentos jurídicos dos nossos fornecedores. Não raras vezes, esses parceiros nos pedem extratos de catracas e outros relatórios para comprovar alguma situação na Justiça.

Quais são os maiores desafios na implantação de tecnologias de gestão de documentos?

A relação com os fornecedores é um ponto que requer esforço permanente para garantir a padronização de processos e o engajamento dos fornecedores. A Tegra trabalha com uma gama ampla de fornecedores, muitos dos quais pequenas empresas sem estrutura de contabilidade e administração sólida. Especialmente com essas empresas precisamos ter um contato mais próximo, conversando constantemente para ajudá-los com a inserção de dados e documentos no sistema.

A Tegra possui quantos canteiros ativos? Quantas pessoas passam pelo sistema GD4 na empresa?

A Tegra trabalha essencialmente com mão de obra terceirizada. Hoje, em diferentes estágios de desenvolvimento, temos 40 obras. Passam pelo sistema entre 3 mil e 3,4 mil funcionários

O sistema trouxe algum impacto na produtividade nos canteiros?

O sistema envia uma notificação sempre que uma documentação está prestes a vencer. Com isso, é possível verificar com antecedência se alguma documentação está vencida ou se há algum impedimento para a entrada do colaborador no canteiro. Isso é muito interessante porque nos dá oportunidade de atuar para evitar que a obra fique desfalcada de um trabalhador em função de problemas com documentação. 

Quais outros aspectos você acha relevante compartilhar sobre a experiência da Tegra com o GD4?

O mundo atual é muito dinâmico e a cada semana descobrimos uma necessidade diferente. Nessa hora, é fundamental ter um parceiro de tecnologia que se disponha a desenvolver melhorias no sistema conosco. Só para dar um exemplo desse dinamismo, em reunião recente com o time de segurança do trabalho, detectamos a necessidade de inserir no sistema um campo para controle de covid. Imediatamente repassamos essa demanda para a Autodoc, que já está trabalhando para nos atender. É bacana essa parceria que culmina em uma solução ajustada às nossas necessidades.

Ficou interessado em conhecer mais sobre o GD4 e as outras soluções Autodoc? Agende uma demonstração! Nossos autodockers vão adorar apresentá-las.

Até a próxima!

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