Autodoc Projetos: Como usá-lo a seu favor na gestão de projetos - Site - Autodoc - Institucional
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‌Quem atua na construção civil, sabe que essa atividade é repleta de peculiaridades que tornam a gestão de projetos especialmente desafiadora. De forma simplificada, é preciso sincronizar recursos, pessoas e processos bastante dinâmicos, além de atender a prazos exíguos e a rigorosos padrões de qualidade pré-estabelecidos.

Em alguns de nossos posts mais recentes, apresentamos dicas para quem está à frente da gestão de projetos na construção ter mais sucesso nesta empreitada. Também abordamos como os softwares para gerenciamento de projetos podem ser aliados importantes dos profissionais, adicionando produtividade e assertividade. Agora, vamos te apresentar uma solução criada para tornar os processos relacionados à gestão de projetos mais simples e fáceis de controlar.

Vamos falar sobre Autodoc Projetos, uma plataforma que já foi testada e aprovada por mais de 1700 clientes, marcando presença em mais de 19 mil obras em todo o país.

Ficou interessado em saber mais? Então, siga conosco:

Resposta para as principais dores na gestão de projetos

Lançada em 2006 e sempre em constante aperfeiçoamento, Autodoc Projetos é uma plataforma online estruturada que foi idealizada para a gestão de projetos no setor de arquitetura, engenharia e construção (AEC). 

Fornecido na modalidade software as a service, ele proporciona informação integrada de forma que os diversos documentos e as principais comunicações fiquem concentradas em um único ambiente virtual e inteligente.

O software é utilizado por construtoras, gerenciadoras, escritórios de arquitetura e por proprietários de empreendimentos imobiliários. O objetivo do Autodoc Projetos é resolver problemas que são comuns a várias empresas do setor e que estão relacionadas a alguns desafios inerentes  à gestão de projetos. Entre elas, podemos destacar:

  • Enorme número de pessoas e empresas envolvidas nos projetos de construção.
  • Complexo encadeamento de etapas do projeto. Vale lembrar que, em uma obra, algumas entregas devem ser, necessariamente, antecessoras a outras.
  • Necessidade de administrar alta quantidade de documentos. Um levantamento recente realizado pela Autodoc detectou que uma obra de médio porte chega a ter 3300 documentos a serem gerenciados. É bastante coisa, não é mesmo?
  • Necessidade de evitar perda de informações e garantir melhor comunicação entre todos os agentes. Você sabe que, na construção civil, uma única informação errada pode se transformar em uma bola de neve, impactando em comprometimento de prazo, estouro no orçamento e retrabalhos.

Conheça alguns recursos disponíveis no Autodoc Projetos

Um aspecto interessante do Autodoc Projetos é que a plataforma funciona em um ambiente similar à área de trabalho do computador. Isso faz com que sua interface seja bastante intuitiva e fácil de trabalhar. Além disso, o desenvolvimento baseado em UX Design permite garantir uma navegação fluida e criar uma melhor ainda melhor para os usuários.

A ferramenta possui, também, alguns recursos especialmente inseridos para facilitar a vida de quem está à frente da gestão de projetos. São eles:

  • Organização em diretórios — Este é o ambiente que realiza o armazenamento de arquivos e o compartilhamento de informações. Segundo os desenvolvedores da Autodoc, a organização em diretórios garante pelo menos três vantagens importantes para os usuários: 
  • Organização visual;
  • Rastreabilidade;
  • Permite colocar regras de permissionamento. Isso significa que, por exemplo, o responsável pelo projeto de arquitetura só poderá fazer o upload de arquivos dentro da pasta destinada à arquitetura. Ao mesmo tempo, o proprietário pode definir sobre quais pastas o usuário terá permissão de acessar.
  • Revisão automática de arquivos — A inteligência embarcada no Autodoc Projetos reconhece sempre que um arquivo passa por uma revisão. E tem mais: o sistema só deixa ficar na pasta-raiz a versão mais recente do arquivo. As demais ficam indicadas como obsoletas. Tal nível de automatização permite mitigar erros manuais e confere mais agilidade para a visualização dos arquivos. A revisão automática também viabiliza uma comunicação mais efetiva. Em outras palavras, os profissionais podem gastar menos tempo e energia se preocupando com múltiplas versões de arquivo, para focar no desenvolvimento dos projetos de fato. 
  • Notificações inteligentes — Outro recurso bastante valorizado pelos usuários do Autodoc Projetos é a notificação inteligente. Ela garante que nenhuma mudança passe despercebida.
  • Visualização de arquivos — Dentro do Autodoc Projetos o usuário consegue fazer uma análise comparativa entre dois arquivos, sobrepondo um sobre o outro. Ele também pode verificar medidas com poucos cliques e realizar outras checagens rápidas.
  • Upload Turbo — Com esse recurso, o usuário do Autodoc Projetos tem mais agilidade no processo de publicação de arquivos. Por meio do reconhecimento de seus padrões de nomenclaturas, a ferramenta pode identificar automaticamente em qual diretório os arquivos devem ser publicados. O usuário só precisa dar uma confirmação com um clique.
  • Economia em nuvem — Todos os arquivos publicados no Autodoc Projetos são compactados em até 50% do tamanho original. Isso significa economia em espaço locado em nuvem, ou seja, é possível publicar mais arquivos pagando muito menos.
  • Dashboards para apoiar a tomada de decisão — Como estratégia para buscar a melhoria contínua, Autodoc Projetos permite extrair dados dos projetos para elaboração de relatórios, ranqueamento de projetistas e geração de feedbacks.
  • Personalização — Configurações ajustáveis à forma de trabalho das equipes é algo que não pode faltar em nenhum software de gestão de projetos. Tal possibilidade de personalização também está presente em Autodoc Projetos, que oferece múltiplas formas de customização de workflow de sistema.

Mobilidade via QR Code

Você sabe que, na construção civil, os projetos não ficam restritos aos escritórios onde são concebidos. É no canteiro de obras que eles ganham vida e se concretizam. 

Por isso, faz todo o sentido Autodoc Projetos dispor de funcionalidades criadas para aproximar e melhorar a comunicação entre as equipes de projeto e de obras. 

Uma das mais interessantes é o módulo “Chamado de Obras”. Com esse recurso, sempre que se depara com alguma dúvida ou problema, o profissional no canteiro pode criar um chamado para tirar dúvidas diretamente com o projetista. A ferramenta permite, também, que ao final do projeto, seja possível gerar relatórios e dashboards para identificar os motivos mais recorrentes de chamados. A ideia é compreender as causas de questionamentos e, eventualmente, mitigá-los nos ciclos seguintes.

O Autodoc Projetos também conta com sistema de QR Codes impressos nas cópias para facilitar a rastreabilidade. Esta foi mais uma solução criada para evitar os retrabalhos que tanto ameaçam o sucesso das obras. Dessa forma é possível saber quando o projeto foi recebido pelo destinatário e identificá-lo facilmente diante da necessidade de recolhimento por conta de uma nova revisão.  Você sabe que, embora a digitalização avance cada vez mais na rotina das construtoras, as cópias físicas do projeto ainda são necessárias. Isso cria um desafio extra que é garantir que todas as versões em circulação estejam devidamente atualizadas.

Isso não é tudo. Com o Autodoc Projetos há, ainda, outra aplicação para os QR Codes: dar acessibilidade e celeridade à leitura de projetos. Funciona assim: os códigos impressos em etiquetas são colados em pontos estratégicos da obra, nos pavimentos-tipo, por exemplo. Com isso, qualquer usuário autorizado pode escanear o código diretamente de seu smartphone ou tablet, acessando rapidamente um link que leva à última versão daquele projeto específico. 

Gestão na palma da mão

Impulsionados pela evolução dos smartphones e das redes de internet sem fio, os aplicativos conquistaram presença marcante no dia a dia das pessoas e permitiram levar a digitalização dos canteiros a novos patamares. Diante de tais transformações e da necessidade de adicionar mais portabilidade aos usuários, a Autodoc desenvolveu o APP Projetos, uma solução integradora entre projeto e obra oferecida gratuitamente para os usuários do software. 

A principal vantagem do aplicativo é levar a consulta de arquivos para os smartphones dos usuários, conferindo acesso rápido às versões mais recentes dos projetos. O app também permite visualizar arquivos 3D com diversos recursos, sem a necessidade de instalar outros aplicativos. É possível afirmar que, com esse tipo de solução baseado na nuvem, os projetos adquirem portabilidade real, uma vez que passam a estar à mão do usuário sempre que ele precisa.

Conclusão

Embora esteja bem consolidada no mercado, Autodoc Projetos é uma plataforma que está em constante melhoria. Para se ter uma ideia, as mudanças mais recentes promovidas no software foram incorporadas após a realização de uma pesquisa que ouviu mais de 700 usuários. Entre essas novidades destacamos o desenvolvimento de um método mais ágil e prático para realização de downloads e compactação de arquivos. 

Como você viu, Autodoc Projetos possui uma série de atributos que tornam essa ferramenta capaz de imprimir agilidade à gestão de projetos e garantir a colaboração assertiva entre todos os envolvidos em tempo real. Agende uma demonstração para conhecer mais sobre o Autodoc Projetos, sua interface e seus outros recursos.

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Sobre a Autodoc

A Autodoc é parte da Ambar, o sistema operacional da nova construção civil. Ajudamos construtoras e incorporadoras a operar com mais eficiência e agilidade por meio de soluções tecnológicas presentes durante toda a jornada construtiva, do projeto à finalização da obra.

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