Sistema informatizado pode garantir à empresa a manutenção, com poucos recursos, de seu padrão de qualidade
Frente aos desafios atuais, as empresas construtoras têm se esforçado para manter o seu sistema de gestão da qualidade. Com o enxugamento dos recursos humanos, consequência da crise econômica do país, o controle e integração de vários processos, que dependiam da atuação de grandes equipes, tornaram-se difíceis.
Em tempos difíceis, no entanto, soluções simples e de fácil manuseio são possíveis e bem-vindas, principalmente quando podem garantir à empresa a manutenção, com poucos recursos, de seu padrão de qualidade.
Uma das soluções para a tomada de decisões assertivas, que trazem benefícios imediatos, é o uso de um sistema informatizado, que pode centralizar e automatizar a gestão da qualidade. Usufruindo de uma única base de dados, de fácil acesso e entendimento, um sistema informatizado pode assegurar que, a qualquer momento e mesmo com a otimização das equipes, seja mantida a continuidade dos processos, controles e decisões.
Além disso, a empresa pode preservar o investimento já realizado em consultorias e treinamentos para a gestão da qualidade – que, com certeza, não foi de baixo valor monetário. Basta realizar todos os ajustes na sua gestão da qualidade de maneira coordenada e integrada com uma solução completa, que leve em consideração todos os requisitos, evite a criação de controles superpostos e o desperdício de recursos.
Autodoc Qualidade: o sistema que tem facilitado a vida dos gestores
Uma das soluções que a Autodoc oferece ao mercado há mais de 10 anos, e que tem a vantagem de ser realmente simples e acessível, é o Autodoc Qualidade. Os 12 módulos e as diversas funcionalidades, que compõem hoje o sistema, têm facilitado a vida dos gestores de qualidade, garantindo a conformidade de seus projetos com o mínimo de impacto no custo indireto dessa gestão.
O Blog Autodoc conversou com Mauricio Hino, diretor da Unidade de Qualidade & Tecnologia do CTE – Centro de Tecnologia de Edificações, para saber como o sistema Autodoc Qualidade pode a auxiliar as empresas e gestores no dia a dia. Veja o que ele nos contou.
Mauricio Hino, Diretor da Unidade de Qualidade & Tecnologia do CTE
Uma solução informatizada pode realmente otimizar o sistema de gestão da qualidade da empresa?
Mauricio – Sim, o sistema de gestão da qualidade envolve muita informação documentada, que precisa ser atualizada e disponibilizada para as pessoas na empresa. Hoje, com toda a tecnologia digital a que estamos acostumados, não faz sentido conceber um sistema de gestão com informação somente impressa em meio físico para consulta. Não se procura mais informação nos livros de uma enciclopédia na estante do escritório, buscamos as informações no Google ou no website da própria empresa que fazia a enciclopédia em meio físico.
Em linhas gerais, como o Autodoc Qualidade auxilia as empresas na manutenção de seu sistema e padrão de qualidade?
Mauricio – O Autodoc Qualidade foi criado a partir da necessidade real de empresas que possuem sistema de gestão da qualidade. Por isso, as soluções que ele incorpora estão totalmente aderentes com a prática da gestão da qualidade e atendem às exigências das normas ISO9001 e PBQP-H. Ou seja, os processos foram desenhados no Autodoc Qualidade de acordo com a forma de trabalho dos gestores do sistema da qualidade.
Quais os recursos do sistema você destacaria e que contribuem efetivamente para a gestão de processos da empresa?
Mauricio – O Autodoc Qualidade facilita a gestão da documentação que precisa ser disponibilizada, o registro de dados sobre treinamentos e capacitação das pessoas, a consolidação de resultados de auditorias internas, o controle de ações de melhoria. São os processos que a empresa precisa criar quando se certifica e, em geral, não estão cobertos por um ERP que a empresa já utiliza.
Que recomendação você daria aos gestores que pensam em adotar um sistema automatizado?
Mauricio – Para escolher um sistema automatizado para gestão da qualidade, considero indispensável que ele seja acessível pela internet, principalmente para uso em empresas construtoras, que possuem necessidade de consulta à informação em vários locais (escritório, canteiros de obras), e que ele atenda aos requisitos das normas de referência para o sistema da qualidade. Além disso, a consulta aos documentos e dados deve ser amigável ao usuário do sistema, para que ele seja adotado mais rapidamente por todos na empresa.
OS TEMPOS ESTÃO DIFÍCEIS? VEJA ALGUMAS DICAS PARA A MANUTENÇÃO DO SEU SISTEMA DE GESTÃO:
- Lembre-se da finalidade do sistema de gestão da qualidade: obter um produto/serviço de qualidade para deixar o cliente satisfeito. Todos os processos do sistema devem ser desenhados para atingir esse resultado, e não para criar um controle ‘só para ter o controle’.
- Simplifique o seu sistema de gestão da qualidade. Caso sua empresa tenha uma consultoria, sugira a ela que as recomendações e instruções sejam sempre de fácil entendimento. Afinal, será você quem estará frente a frente com o Auditor para explicar tudo sobre seu sistema durante a auditoria.
- Procure profissionais ‘detalhistas’ para gerir o seu sistema, que, sem dúvida, é composto por muitos detalhes e particularidades de sua empresa. Se estes profissionais tiverem experiência em seu processo principal, que é a obra, melhor ainda!
- Alinhe seu sistema de gestão da qualidade de acordo com a sua realidade, com seu próprio método de executar suas obras, de gerir compras, orçamento e planejamento, entre outros processos. Tenha o cuidado de não se empolgar com o que gostaria de ser, mas não é. Coloque os pés no chão, inicie com sua realidade e metodologia, pois esse é o melhor caminho para a melhoria contínua.
- Não tenha medo de Auditores e de auditorias, e cuidado com consultores desesperados que criam um ‘quebra-cabeças’ sem fim para seu sistema da qualidade. Muitas vezes é melhor abrir um plano de ação sobre uma determinada anomalia do que tentar provar algo que realmente não executa e é apenas ‘conceitual’.
- Tenha pessoas competentes à frente do seu processo de gestão da qualidade, pois serão estes profissionais que irão tornar o sistema de gestão da qualidade uma ferramenta de ganho para a sua empresa.
Gostou dessas dicas e informações? Então, conheça os principais módulos e benefícios do Autodoc Qualidade.
Mauricio Hino é Diretor da Unidade de Qualidade & Tecnologia do CTE – Centro de Tecnologia de Edificações. Engenheiro Civil e Mestre pela Escola Politécnica da USP. Auditor Líder ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. Especialista em sistemas de gestão integrada (qualidade, meio ambiente, segurança do trabalho e saúde ocupacional), gestão de processos, tecnologia, normalização técnica e desempenho para construção civil.
