Quais são e como gerenciar os documentos necessários no canteiro de obra? - Site - Autodoc - Institucional
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Um guia definitivo com todos os documentos necessários para manter seu canteiro de obra funcional, seguro e eficiente. 

Quando pensamos em construção civil, logo associamos esse conceito à parte prática das grandes obras e na rotina agitada de um projeto. Mas antes disso se tornar realidade, é necessário vencer a burocracia e ter todos os documentos necessários para ter um canteiro funcional e dentro das demandas legais.

Para engenheiros e mestres de obra, esse processo pode ser um verdadeiro motivo de dor de cabeça. Listas e mais listas de documentos, jornadas para achar arquivos antigos, confusões com datas e até mesmo dificuldades de entender os requisitos exigidos. 

Mas com um pouco de organização e com os recursos certos, toda essa fase pode ser agilizada significativamente. Vale ressaltar que além de economizar muito esforço e diminuir etapas, ter uma padronização de documentos necessários para obras também é uma maneira de reduzir custos com multas, autuações e passivos trabalhistas.

Os primeiros passos para ter um canteiro de obras com os documentos necessários.

Começamos com uma dica valiosa para quem quer iniciar um canteiro de obras

 responsável e com toda a documentação em dia. Muitas vezes, os processos envolvidos podem ser um pouco complexos e demorados. Por isso, é essencial ter assertividade.

O que isso significa? Bom, conforme você verá nos próximos tópicos, muitos dos documentos exigidos pelos órgãos de fiscalização da construção civil envolvem registrar os planos da sua empresa para um imóvel. É necessário registrar com o máximo de detalhes qual será o tamanho do seu projeto e como ele vai ser desenvolvido. 

É aí que surge a importância de ter uma etapa de planejamento muito bem feita, com propostas definitivas, aprovadas e checadas por todos os lados envolvidos. Do contrário, caso haja alguma mudança significativa, você pode precisar refazer um documento do zero. 

Outra sugestão é reunir todos os envolvidos para um encontro de organização. Você vai notar que cada documento aborda uma parte do projeto, podendo ter a ver com o compromisso diante da prefeitura ou com a licença ambiental. 

Isso quer dizer que o gerenciamento de documentos pode incluir diversos profissionais de áreas variadas. Para que exista um fluxo funcional e eficiente, é necessário que todos estejam alinhados com cada etapa do projeto.

Quais são os documentos necessários para o seu canteiro de obras?

Agora que você já se preparou e está com o projeto pronto, é hora de colocar tudo em prática. Separamos uma lista dos principais documentos necessários para garantir que cada tijolo colocado no seu canteiro de obras vai ser aplicado dentro da legalidade. 

E atenção: por mais que você tenha aqui uma lista precisa e atualizada, vale verificar se a sua região exige alguma documentação específica, dado que isso pode mudar de local para local. 

Com isso em mente, vamos ao que interessa.

Alvará de construção.

Esse é provavelmente o primeiro e um dos mais importantes documentos necessários para colocar seu projeto em prática. Trata-se de uma declaração emitida pela prefeitura que vai autorizar a construção de um empreendimento. É como o registro oficial de que você se comprometeu a seguir as ordens pré-estabelecidas pelos órgãos de fiscalização.

Registro de Responsabilidade Técnica (RRT)

De extrema importância para a saúde do seu projeto, esse documento confirma que há um profissional habilitado e qualificado fazendo a supervisão de cada etapa e garantindo a segurança e a qualidade de uma construção. 

Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)

Praticamente todos os projetos de construção civil representam algum tipo de risco ao meio ambiente. A obrigação de um bom mestre de obras é garantir que eles sejam minimizados e que nenhum acidente ocorra. O PPRA é um documento que lista todos os perigos envolvidos e os relaciona com as medidas que serão adotadas para lidar com eles. Sua fiscalização é feita pela Secretaria de Segurança e Saúde do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)

No segmento de construção civil, o compromisso com a saúde dos trabalhadores é essencial. Mas muito além do compromisso ético que isso envolve, é necessário fornecer uma documentação que comprove que cada colaborador está com a saúde em dia e que participe de uma inteligência de prevenção de doenças relacionadas ao trabalho. É para isso que serve o PCMSO.

Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS)

Obras de todos os portes geram resíduos. Mas isso não significa que eles possam ser descartados de qualquer jeito ou que possam ser utilizados sem nenhum controle. O PGRS é um documento que estabelece diretrizes para o gerenciamento adequado de resíduos gerados pela obra, visando a redução dos impactos ambientais e à saúde pública.

Anotação de Responsabilidade Técnica (ART)

Um documento emitido pelo Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA). Ele serve para atestar e registrar que existe um profissional habilitado se responsabilizando pela parte técnica da obra. 

Por que preciso gerenciar os documentos exigidos em um canteiro de obras?

Todo mundo sabe da importância de apresentar a documentação necessária e correta para uma obra. Mas você já se perguntou o que pode acontecer caso esses requisitos não sejam cumpridos? 

A primeira questão que trazemos são os riscos de segurança aos quais os seus colaboradores estão sujeitos. Além de representar uma falta de compromisso com o bem-estar da sua equipa, isso pode gerar passivos trabalhistas e complicações jurídicas. 

Depois, citamos as multas, sanções, atrasos e prejuízos. Como você deve ter notado na lista que trouxemos, existem diversos órgãos diferentes na fiscalização de obras. Por isso, dá pra imaginar a quantidade de dificuldades que você pode enfrentar no caso do descumprimento das regras.

Custos desnecessários, perdas de prazos e, principalmente, danos à imagem da sua empresa são apenas algumas das dores de cabeça que podem ser geradas se essas etapas não forem seguidas. 

Mas é preciso reforçar uma observação: não entenda, sob nenhuma circunstância, que o registro dos documentos necessários para sua obra foi um processo criado para gerar mais burocracias. Muito pelo contrário: todas essas comprovações existem para garantir que você está criando um imóvel de alto padrão e que todas as pessoas envolvidas estão seguras, tanto durante a construção quanto depois do lançamento. 

O que dizem a NR 18 e a NB 1363 (NBR 12284) sobre as documentações?

Se você já se envolveu com o gerenciamento de obras, provavelmente já lidou com as normas NR 18 e a NB 1363. Mas como será que elas impactam os documentos necessários para o seu projeto?

Ambas as normas citadas atuam em volta da segurança e da saúde do trabalho na construção civil no Brasil. E não é só isso: elas também participam da administração de documentos técnicos e na organização dos mesmos. 

NR 18 – A NR 18 é uma norma regulamentadora do Ministério do Trabalho e Emprego. Apesar de o seu foco ser a saúde e a segurança dos colaboradores, ela é estratégica. Afinal, ela prevê que as empresas devem manter seus registros sempre completos e atualizados acerca da sua equipe e dos treinos e capacitações que são oferecidos. A fiscalização do MTE em canteiro de obras pode acontecer a qualquer momento, então é importante se preparar.

Já a NB 1363 (NBR 12284), ou NB 1363 (NBR 12284), é uma norma brasileira da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) que estabelece os requisitos para a organização e administração de documentos técnicos em geral. Ela é crucial para a sua empresa, já que entende e fiscaliza as etapas do processo de documentação técnica desde a identificação, a classificação, a codificação e o arquivamento dos mesmos. Ela também engloba os requisitos de gestão eletrônica, bem como a preservação e descarte deles.

Como saber se os colaboradores estão certificados para trabalhar no canteiro?

Se você precisa verificar o status de um colaborador novo ou antigo para garantir uma documentação correta, aí vai uma lista de tudo que você deve fazer:

  1. Cheque os requisitos legais da sua região:

Vale conferir se o país, estado ou até a cidade em que você está exige algum tipo de qualificação diferente. Se esse for o caso, peça para checar as credenciais do colaborador ou ajude-o a conseguir essa comprovação.

  1. Peça pela documentação básica:

Se alguém se candidata para uma vaga em um canteiro de obras, é de se imaginar que essa pessoa já tenha os requisitos necessários. Mas não fique no achismo: por uma questão de segurança, é essencial pedir por esses registros e, se possível, fazer cópias para criar um catálogo completo acerca de cada membro do tipo.

  1. Confirme a autenticidade:

Uma empresa de construção realmente comprometida tem responsabilidade acerca dos seus próprios serviços. Por isso, é essencial garantir que cada documento seja autêntico. Isso pode ser feito através de checagem de números, verificações com órgãos emissores e análises técnicas.

Como manter tudo sob controle?

Agora que você é um expert nesse assunto, queremos te parabenizar. Mas também é preciso dar uma notícia: não importa quanta dedicação você coloque em se manter em dia com a lei, você nunca vai conseguir controlar a documentação da integração em canteiro de obras e dos colaboradores sem ajuda.

Uma boa dica é o uso de uma plataforma inteligência de gerenciamento, de construção civil. As ferramentas mais modernas do mercado, como é o caso no GD4, são tão eficazes que conseguem identificar a necessidade de documentos vencidos ainda na primeira etapa: a catraca.

Basicamente, se um colaborador não estiver apto a atuar, ele recebe uma notificação logo na catraca de entrada e um aviso é dado para que os registros possam ser corrigidos. Além disso, a GD4 possui uma relação de documentos completa para que você consiga se organizar do momento do registro até a finalização da obra.

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